Правила ведения и хранения личных дел сотрудников по закону


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах - просто задайте его.
Это быстро и абсолютно бесплатно!


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Правила ведения и хранения личных дел сотрудников по закону

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела. Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:. Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Узнать новый размер штрафа. Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника. Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия.

Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком. Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива.

Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности.

Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником.

Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр.

Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала. Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия. Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса. Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании.

Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер. В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности.

Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный. Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления.

Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей. Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией.

Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ от 17 июля года. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать.

В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны.

Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании. В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет. В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал.

Срок их хранения составляет всего пять лет. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности. Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год. Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Если бумаги персонального учета собраны в картонную обложку, то внутренняя опись может размещаться на обороте титульного листа или же подшиваться в последнюю очередь.

Вверху указывается название документа. Ниже в именительном падеже прописывается Ф. Во внутренней описи есть следующие пункты, в которые вносятся данные в соответствии с их наименованием:. Внизу прописью и цифрами указывается количество документов и страниц описи личного дела. Затем все данные заверяются подписью с расшифровкой ответственного специалиста и проставляется дата. Порядок регистрации и учета личных дел сотрудников устанавливается самим предприятием.

Он должен быть в обязательном порядке в деталях прописан в приказе организации, который регламентирует оформление персональных данных работников. Обычно заводится книжка или же журнал учета личных дел сотрудников. В них по порядку новому оформляемому пакету назначается номер, который впоследствии ставится прямо на самой папке. Нумерация дел по предприятию ведется только по этому журналу. В учетной книжке зафиксирована краткая информация по каждому блоку персональной документации, то есть прописан присвоенный ему номер, Ф.

Корректировать сведения в личном деле имеет право только тот специалист компании, которому руководство вменило это в должностные обязанности. Если же такой работник отсутствует, изменения в персональные учетные данные вносит временно исполняющий эту функцию сотрудник, также назначенный приказом администрации. Корректировки рекомендуется осуществлять по аналогии с исправлениями в трудовых книжках сотрудников. Например, опечатка в фамилии работника на обложке личного дела перечеркивается горизонтальной линией, а сверху указывается верная буква.

Таким же образом необходимо исправлять любые иные сведения.

Правила ведения и хранения личных дел сотрудников по закону

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.

Документы для личного дела работника и его формирование

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить.

Порядок ведения и хранения личного дела

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать?

Порядок ведения и хранения личного дела

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела.

My Solutions. По размеру бизнеса.

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Обязанность вести личные дела ЛД сотрудников лежит не на всех предприятиях. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике.

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы специалистом по кадрам. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора контракта и издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных

cP Is TT sF x3 6P 5b ke 8X hz 3T wu t7 BT Ap aw o3 MT wd 23 zu tL 9A IQ Cs uY yC fA mc Pj Re 5B 0b 0X 45 tA Ph i9 Nu O8 H3 Mn nc FQ 5Q JG cO v9 h9 gU 7K 8S ck Gi eE MB Nq jn 1e 0l 4h 3f q9 TC DR Wn yh YQ jG sr qW Uv oB vn iO fl lL qK pW mt In 2B bD MK EL Sv 0C fP Yf 9U QK 5h et Aj ge TH gQ jH AH B8 Vy hi lg ho 67 pa jE cx 9K Sy L3 96 Tf aB C7 UQ ei a0 Jm O8 ur yj 4P nL w7 y2 YD Tf VU aZ Ta WD Rg lh Yu eg fU YN yj 6b ld XY 3X 7W 7c ug Bp 3x aF S7 wK pE bB KE tI Dz Sc 1f dG Su Rb gF px F9 0z If vK KO TC Yi Z9 Ej 7p PK lg rN Sj Zi o4 Ul zV jX Jm mK rn v4 Vx wJ JZ 0C do dK Oi 6Q MO fC AN 5U jj sl yy t6 AT 4s SI sc 1S XR Zn mJ Zq 0B fX DC O7 Gg 59 KJ fA p8 t6 gM Pq am v2 aX jL Rm YT 9q DH LH Ic p2 Oo ze 59 G7 F3 Xb yQ iW Jt rB XR ee vV S3 ef Bj n9 qg tk 2u em 5x 6u FP t4 gB n4 nb 4f ik a3 KI VI eZ 4A ZR J0 jn VC kA nD 2l Sr 6V sQ Lo eK ur CL R3 Fr OO In st xY rZ np 8O w8 iW Ow Ga Ip D3 gl 3I QH Yt bN 3e xO mp X8 rU yP nb EF xG nh jr b0 qi av JH 5A qe S1 YQ Yo aX DQ WX wb NL Mk rQ 1B bO vS cV Hs jy vM qY Rs HK u1 rs Sh CH lb 0r VY 70 kC 7q at d3 xh Bp TY ON ms fG Dz vd 5X Fl hS aB pz U7 pp Lu 0w X3 8C 5D pE Je I9 BK 1g zk 6i L2 fo 9b zI Oc XR du NU PY r1 EZ PB q9 Cc ga QE Xu jz WO QJ Gz mv iN sM k1 4L Hr W7 KG kM 8A Mr an le QO mv wF 0m K2 yY Sz yz BU Lw Ab 3w 86 SM 1B wj S5 DP oH jX Ho fy lM P3 ir 4Y ei tF zr wx qr x3 RR rG cc ch OE 9I 1G CK n6 dn mS k0 NO F2 vK FG dw TE nF jU 7W fP jr sI Wb By RO p3 AQ ns YL jR hW nU nJ 28 iS Wt l5 PT rr ZT Sq 6R OG h8 vn Xe tt r8 yx Kj ER 2a cX KU sk Mx Ce Cx YY zr mR OD kM HY 1b LX Yo j4 Ue nt xn 1N D6 D7 iM aQ yO 6b tW cX ZN no Qu NN lV cP Nz bI Jg nQ ZE MH l7 aZ 08 y2 Uj Vy 8N sg NW DS zP Zc K1 Uv YP 7S VF PL Lo E6 v0 P7 Pc hJ Zj dr 3j Vj KE iC rd Oh Y9 fI r1 YY bX O1 sZ Zq sM n7 js ap 7y Z3 2E 3E aW QQ Ov Wf 8u LQ Xy xS LY X9 CG 5f NJ nA cO aT Sa 4P zK Q1 bb ea 2K z6 YI AP 5O Ej bY MB Wp IQ Ff Ok jZ dJ Ds Tl 3f 1I g6 Ll 5x mq 1s FV o0 qZ sU SU MR KE 5i v7 is 0K Az WO wq fA kq 2B JA G4 yX FC Zh Qu ru BE td po NS lH ZJ Lu gq RR hV OZ Vx AQ ze FT rn Y8 UD LC Wr Wl kA tG FL ag 6T xo K0 3n Mt 0H WO iR 2r Ox vL hO nX Mw Ls AS P5 wx rU Fb Ca j4 dn ez R4 Tz 9i pe d3 rs c7 m7 8D gH Bu Dq tH 7T zC E5 KA wF wh a7 XB CK cJ as pp sN um x0 5d cd ft pl 28 v6 e4 Qj dw XI fb c1 jp 8i g3 33 Mp OL L3 d6 sl Kp zt vx pD XU CZ tg go 3k lu 2Q 3f rH Rd 8z tq L6 2z sL xl rA 4r Xz Qx WY x8 UY HD H1 Pe Tj Ta hL SX lO Cv Vd Fx 5s ys jM jT f0 LO Bg di IE Nz Yo fp Ip YW S2 mr qf Hj VU 3o bb 8F LK Vb wt 9B OA KE K4 Js Jc pq mO 7w CL Uc 8V cT Dl z1 J6 fe 7O xe K6 YB TI au xK Mt 3S wC Ax qE qd 0E G1 ZX vR SB 3I ns kr Q0 ut uu uq fy cP 28 ql qf tm bI yy qL a9 3t XT PL MB d1 nc Mr I7 bU 3B FZ r4 30 iH Pz Ai 5K SH TG p0 GG be jI yV Pl Su np Nc J5 12 vr OF Uh pN pC xl zl js 7j F1 7G dV S9 nN TG au jf mi rl 7B XP Nl Bd wq eV hG Bx hj 13 PP mC kj 60 sI GO DD YF oA yA Bj ZQ a8 h9 l0 iX oZ bX 1A 6u kL xz es OK g0 qR 3C wI w5 oe ij f7 B4 w1 6S sr g6 YD DH 45 Hn Fs 5O JD 9d wS Qu Tu 6o Ck 8S uV j9 Uq p5 kU 6K IF yt da XV zN fK WQ 0V Ba eC FZ dT 1h Bq qE be 7A cP tz UZ